Langkah utama dari proses investigasi insiden adalah mengumpulkan informasi dan data sebanyak-banyaknya yang berkaitan dengan insiden tersebut. Lengkap tidaknya informasi yang diperoleh akan menentukan kedalaman sebuah investigasi, keakuratan analisa penyebab kecelakaan, serta tingkat ketepatan tindakan perbaikan dan pencegahan yang direkomendasikan.  Oleh karena itu, upaya untuk mencegah agar kecelakaan serupa tidak akan terjadi lagi di waktu yang akan datang, banyak ditentukan dari keberhasilan tim investigasi di dalam menghimpun data dan informasi dari kecelakaan tersebut.  Dalam kegiatan pengumpulan informasi, dikelompokkan menjadi 4 P yaitu Position atau Place (TKP), Part (peralatan), Paper (dokumen), dan People (manusia).

Mengumpulkan informasi dari 3P pertama adalah relatif mudah karena berhubungan lebih dengan benda mati.  Tetapi mencari informasi dari P yang keempat yaitu People, lebih sulit karena berhubungan dengan manusia yang mempunyai perasaan dan banyak kemauan. Salah satu perangkat yang banyak dipakai untuk mendapatkan informasi dari unsur manusia adalah wawancara. Namun tidak semua wawancara mampu membuat saksi memberikan informasi yang dibutuhkan.  Hanya melalui teknik wawancara yang menghadirkan hati kita akan bisa mendapatkan informasi yang benar dan memadai yang dibutuhkan oleh proses investigasi tersebut. 

Informasi dari unsur manusia yang diperoleh melalui wawancara ini bersifat sangat krusial, karena tanpa info dari wawancara ini, data dari 3P yang lain tidak akan banyak berarti.  Tanpa wawancara maka hubungan antara data TKP, data Peralatan dan data Dokumen bisa kabur, dan menyesatkan.  Sehingga kemahiran melakukan wawancara dengan sentuhan rasa sangat krusial untuk dimiliki oleh tim investigasi

Di dalam proses investigasi, manusia yang diwawancarai adalah para saksi baik saksi langsung maupun saksi tidak langsung.  Karena manusia memiliki kemauan dan perasaan, maka proses aksi-reaksi selama pelaksanaan wawancara sangat menentukan.  Aksi  yang  dilakukan terhadap saksi pada tahap pra wawancara, selama wawancara, dan paska wawancara, sangat menentukan reaksi apa yang akan diberikan kepada tim investigasi.  Dia akan membantu proses investigasi atau tidak, dia menyampaikan fakta yang sebenarnya atau tidak, dia akan berbicara jujur atau bohong, dia akan menyampaikan informasi semuanya atau sebagian, itu semua sangat tergantung pada apa yang ia rasakan sejak pra sampai paska wawancara.

Seseorang hanya akan membeberkan informasi kecelakaan dengan panjang lebar kepada orang yang dia rasakan memberi rasa aman dan nyaman.  Sebaliknya, seseorang tidak akan terbuka kepada orang yangtidak dikenal, seseorang tidak akan sembarangan mau memberikan informasi kepada orang yang tidak dipercaya, seseorang tidak akan berterus terang kepada orang yangtidak  memberikan rasa taman.

Untuk mendapatkan kepercayaan dari saksi, terdapat beberapa langkahyang bisa dilakukan:

• Pertama, lakukan wawancara di tempat yang memiliki privacy, artinya tidak ada kegiatan lain yang mengganggu proses wawancara, serta dijamin tidak ada pihak ketiga yang bisa ikut mendengarkan atau melihat proses wawancara. Proses saksi mengungkapkan kejadian kecelakaan akan terpotong dan terganggu bila sebentar-sebentar ada orang yang masuk atau lewat.
• Kedua, Ciptakan suasana yang nyaman, dengan sambutan lisan yang hangat serta body language yang bersahabat. Atur ruangan yang menciptakan suasana bahwa proses wawancara ini adalah proses win-win, yaitu antara pewawancara dan yang diwawancarai memiliki hubungan yang seimbang, tidak ada satu lebih tinggi dari yang lain.  Jauhkan kata-kata atau tindakan yang membuat saksi menjadi merasa terancam atau dihakimi.
• Ketiga, Lakukan wawancara satu lawan satu, jangan borongan atau keroyokan.
  • Wawancara borongan, yaitu dua saksi atau lebih diwawancarai oleh satu pewawancara secara bersamaan. Wawancara borongan ini tidak disarankan karena para saksi akan saling terpengaruh oleh keterangan dari saksi yang lain.  Mereka akan menjadi bias mana yang ia lihat sendiri dan mana yang ia dengar dari saksi yang lain.  Mewawancarai lebih dari satu saksi secara bersamaan hanya dibutuhkan jika dibutuhkancrosscheck pernyataan berbeda dari 2 orang saksi atau lebih.
  • Wawancara keroyokan, yaitu satu saksi diwawancarai oleh lebih dari satu pewawancara. Wawancara keroyokan memiliki masalah tersendiri. saksi akan merasa diadili, sehingga ia akan bersifat defensive atau membela diri semaksimal yang ia bisa lakukan, bahkan sering pertaruhan hidup mati.   Selain itu saksi akan sulit menaruh kepercayaan kepada dua, tiga, empat orang sekaligus sampai pada tingkat ia bisa merasa aman dan nyaman untuk terbuka.
• Keempat, Pilih pewawancara yang netral. Hindari menugaskan pewawancara yang punya hubungan khusus dengan yang akan diwawancarai, termasuk hubungan baik maupun hubungan tidak baik.  Keduanya akan membuat wawancara berjalan tidak fair.  Jadikan hal ini bahan pertimbangan di dalam menetapkan siapa akan diwawancari oleh siapa.
• Kelima, Ketika memulai wawancara, lakukan pendekatan untuk membangun kepercayaan saksi terlebih dahulu, jangan langsung loncat ke inti wawancara. Buka dengan percakapan yang bisa membuat saksi menaruh kepercayaan kepada . terdapat beberapa tips yang  bisa dipertimbangkan untuk dilakukan:
  • Terima saksi dengan ramah dan jauhkan kesan menakutkan.
  • Ucapkan rasa turut berdukacita yang mendalam, bila saksi memiliki hubungan khusus dengan korban kecelakaan, seperti teman kerja, anak buah, saudara, dan sebagainya .
  • Sampaikan bahwa anda memiliki tanggung jawab moral kepada korban dan keluarganya untuk bisa mengungkap penyebab kecelakaan .
  • Sampaikan bahwa anda dan saksi sama-sama punya tanggung jawab moral, dan anda tidak bisa melakukan tugas investigasi ini tanpa kerjasama dan bantuan saksi.
  • Sampaikan bahwa tujuan investigasi kecelakaan adalah untuk mencari apa yang salah, bukan mencari siapa yang salah. Cairkan suasana dengan memperkenalkan diri dilanjutkan dengan meminta saksi untuk memperkenalkan diri.
  • Sampaikan maksud dan tujuan dari wawancara, aturan mainnya, serta apabila anda akan memakai alat rekam suara, atau alat tulis.
  • Sampaikan di depan bahwa anda ingin mendengar hanya apa yang saksi lihat atau rasakan sendiri, bukan yang didengar dari orang lain.
  • Lakukan semua percakapan pembukaan ini dengan akrab, selingi dengan minta pendapatnya, serta amati body languagenya untuk melihat apakah saksi sudah mulai bisa menaruh kepercayaan kepada anda.
  • Kalau sudah, lanjutkan dengan wawancara.
  • Kalau belum, jangan lanjutkan dengan wawancara. Ulangi percakapan pendekatan di atas.  Periksa apakah body language anda sudah sejalan dengan kata-kata yang anda ucapkan, atau anda melakukannya baru sekedar formalitas dan belum menghadirkan hati.
• Keenam, Kalau saksi sudah terlihat nyaman dan sudah menaruh kepercayaan kepada anda, barulah teruskan dengan masuk ke substansi wawancaranya sendiri.
• Ketujuh, Pelihara kepercayaan saksi selama berjalannya wawancara sampai selesai. Pada waktu saksi mulai nyaman mengungkapkan informasi secara terbuka, jangan dipotong, jangan langsung menembak dengan menyalahkannya, ingat bahwa tujuan investigasi ini adalah mencari APA yang salah, bukan SIAPA yang salah.

Dimuat dalam majalah KATIGA No. 61/Th.VIII/2016

Kalau ditanya apakah ada yang saya sesali di dalam karier K3 saya yang tahun 2016 ini menginjak warsa ke 37, jawabannya ada. Saya menyesal mengapa saya baru mengenal Management Safety Steering Committee (MSSC) setelah saya 21 tahun berdarah-darah di dalam menerapkan K3. Saya bersyukur ada yang memperkenalkan MSSC kepada saya, yang selanjutnya mendampingi saya mengelola komite strategis ini menjalankan fungsinya dengan benar pada awal implementasi NOSA di PT Freeport Indonesia pada tahun 2000.

Dalam tulisan ini saya sengaja memakai istilah aslinya dalam bahasa Inggris, agar bisa membedakan dengan P2K3 yang dari Depnakertrans, serta untuk menggarisbawahi bahwa Management Safety Steering Committee yang saya singkat MSSC, lebih menekankan kepada peran dan fungsinya daripada nama organisasinya.  Untuk itu teman-teman silahkan bebas saja menamakannya berbeda-beda, nama yang sudah ada tidak harus diganti , karena yang penting disini adalah peran dan fungsinya.

Sejak saat itu, saya menggolongkan MSSC menjadi salah satu program K3 yang bersifat “infrastruktur”, yaitu program yang harus ada dan harus berfungsi penuh kalau ingin semua program K3 di perusahaan bisa berjalan dan terimplementasi dengan baik.  Bagi personel K3 yang kreatif, menguasai peran dan tanggung jawabnya sebagai insan K3, MSSC ini adalah kendaraan strategis untuk mengembangkan K3 mulai dari atas ke bawah atau top down.  Sebaliknya, bagi personel K3 yang pasif, wawasannya sempit, takut capek, dan yang berpikirnya monoton, MSSC ini adalah beban berat bahkan dari sejak mencari topik untuk dibahas di meeting MSSC tiap bulan.  “Kalau meetingnya tiap bulan, apa topik yang akan dibahas pak Dwi?”, respon spontan seorang teman insan K3, waktu saya lontarkan konsep MSSC ini.

Tantangan terberat menerapkan program pencegahan kecelakaan dimanapun adalah mendapatkan komitmen penuh dari manajemen.  Meski pemerintah sudah mengaturnya dengan berbagai aturan perundangan, tetapi tidak jaminan bahwa komitmen manajemen itu langsung bisa kita peroleh. Tulisan ‘Safety First’ atau ‘Utamakan Selamat’ bisa kita temui di setiap sudut perusahaan, tetapi tetap saja banyak yang praktek sehari-harinya adalah ‘production number one’.  “Usulan saya mentok di atas pak Dwi”, banyak terlontar ke saya.

Di antara kita ada yang cukup beruntung bahwa orang nomor satu di perusahaannya memiliki komitmen K3 yang tinggi, tetapi itu juga bukan jaminan bahwa komitmen K3 itu otomatis menular kepada jenjang manajemen di bawahnya kalau tidak dibuatkan sistem untuk mewadahinya.

Lalu, bagaimana MSSC menjadi saluran komitmen K3 Manajemen?  MSSC adalah salah satu perangkat yang bisa membuat komitmen K3 perusahaan menjadi tersistem di mana semua level manajemen sampai di bawah tertuntut untuk menjalankannya secara terukur dan kapan saja sepanjang tahun.

Tergantung besar kecilnya perusahaan, umumnya organisasi MSSC terdiri dari beberapa jenjang.

1. Jenjang teratas adalah MSSC Perusahaan Owner atau ada yang menyebutnya MSSC Tingkat 1, atau Komite K3 Manajemen dimana Chairman-nya adalah Pejabat Nomor Satu di site dan anggotanya adalah semua posisi yang melapor secara struktural langsung kepada Pejabat Nomor Satu itu. Dalam keanggotaan MSSC Tingkat 1, harus dipastikan bahwa semua bagian perusahaan sampai unit kerja terkecil, termasuk kontraktor dan sub kontraktornya, terwakili di MSSC Tingkat 1. Terwakili disini tidak berarti ada wakilnya di sana, tetapi Kepala Departemen Perusahaan Owner yang membawahi kontraktor dan sub kontraktor tersebut menjadi anggota dari organisasi MSSC Tingkat 1.  MSSC Tingkat 1 atau ada yang menyebutnya Komite Manajemen Pengarah K3 ini adalah MSSC level Perusahaan Owner, dimana Project Manajer atau PJO Kontraktor belum masuk di tingkat
2. Jenjang di bawahnya adalah MSSC Tingkat 2, atau ada juga yang menyebutnya Komite K3 Departemen. Setiap Anggota MSSC Tingkat 1 otomatis menjadi  Chairman MSSC Tingkat 2 di bagiannya masing-masing.  Di MSSC Tingkat 2 ini, anggotanya adalah semua pejabat yang melapor secara struktural kepada Kepala Departemen itu yang biasanya merupakan Project Manager Kontraktor atau PJO.  Kemudian, anggota MSSC Tingkat 2 ini yang menjadi Chairman MSSC Tingkat 3.
3. Pada MSSC Tingkat 3, rata-rata anggota terdiri dari Kepala Seksi, atau kalau di Kontraktor adalah kepala bagiannya, atau kalau di Sub Kontraktornya adalah orang tertingginya. Di level ini lah biasanya wakil pekerja yang disebut sebagai Safety Representative masuk menjadi anggota.

Struktur Organisasi MSSC Tingkat 1 dan Tingkat 2

Di dunia pertambangan, komite ini disebut Komite Keselamatan Pertambangan. Semua keanggotaan MSSC tingkat manapun, bekerja berdasarkan surat penunjukan dari Chairman MSSC Tingkat 1.  Untuk MSSC Tingkat 3 Kontraktor, surat penunjukan anggota dilakukan oleh Chairman Tingkat itu, yang dijabat oleh Project Manajer atau PJO.  Di dalam surat penunjukan tersebut mencantumkan:

1. Apa posisi fungsionalnya di dalam komite tersebut.
2. Dalam posisi itu melapor kepada siapa.
3. Tanggal mulai berlaku dan jangka waktu berlakunya penunjukan
4. Peran dan tanggung jawabnya secara rinci di posisi fungsional itu.

MSSC Tingkat 1 berfungsi sebagai:

1. Membahas hal-hal yang bersifat strategis seperti kebijakan, program, prosedur.
2. Membuat dan mengelola TSP (tujuan, sasaran dan program) perusahaan.
3. Pembentukan taskforce SMKP, taskforce sistem K3, taskforce HIRAC, dan taskforce K3 lainnya.
4. Melakukan pertemuan Tinjauan Manajemen Tahunan.

MSSC Tingkat 2 dan 3, berfungsi:

1. Meneruskan semua kebijakan dari MSSC Tingkat 1 ke jenjang organisasi di bawahnya.
2. Menyusun strategi pengerjaan program yang ditetapkan di MSSC Tingkat 1.
3. Menyediakan sumberdaya yang dibutuhkan untuk menjalankan program.
4. Memonitor pelaksanaan program.
5. Menampung permasalahan K3 yang tidak terselesaikan di lapangan untuk disampaikan kepada tingkat di atasnya untuk keputusan.

Pengelolaan MSSC Tingkat 1:

1. Tetapkan keberadaan MSSC di dalam sebuah prosedur.
2. Memberikan Surat Penunjukan kepada semua anggota dan anggota menandatangani surat penerimaan penunjukan.
3. Mensosialisasikan peran dan tanggung jawab sebagai anggota MSSC.
4. Menyelenggarakan meeting bulanan dengan durasi meeting ditetapkan (1 -2 jam).
5. Menetapkan tanggal meeting bulanan untuk sepanjang tahun.
6. Sekretaris MSSC ini adalah personel safety tertinggi di MSSC tingkat itu, ia menjadi motor utama jalannya MSSC.
7. Sekretaris MSSC melakukan perencanaan meeting, membuat draft kebijakan atau prosedur yang akan dibahas, melakukan lobi-lobi kepada anggota komite di luar meeting komite bila diperlukan, serta berhubungan erat dengan Chairman MSSC.
8. Paling lambat seminggu sebelum tanggal meeting, sekretaris MSSC mengirimkan final draft dokumen yang akan dibahas di meeting kepada semua anggota, meminta saran dan masukan, untuk dikirimkan kembali kepada sekretaris paling lambat 2 hari sebelum hari H.
9. Agenda meeting adalah:
   1. Update pelaksanaan hasil meeting sebelumnya.
   2. Membahas kebijakan, program, atau prosedur baru atau revisi, untuk direview dan diberikan approval.
   3. Rencana meeting bulan berikutnya.

   Note: Ingat, MSSC adalah forum pengambilan keputusan, jangan mengisi dengan topik-topik safety meeting atau laporan investigasi kecelakaan.  Buat forum lain untuk itu.

10. Pergunakan forum MSSC Tingkat 1 ini untuk menGOALkan ide-ide besar.
11. Ini forum keputusan, jangan membahas apapun dari nol disini.  Usahakan apapun yang akan dibahas di MSSC sudah dalam bentuk final draft yang sudah mendapatkan masukan kepada anggota sebelum meeting.
12. Di meeting hanya membahas masukan yang telah dikirim oleh anggota terhadap draft yang dikirim oleh sekretaris sebelum meeting.  Yang tidak memberi masukan atau tidak membaca, dianggap setuju.
13. Akhiri meeting dengan penandatangan hasil meeting oleh semua anggota.  Baik juga apabila format halaman depan prosedur didesain agar bisa ditandatangani oleh semua anggota MSSC sehingga merasa memiliki dan bertanggung jawab.
14. Tutup meeting dengan arahan dari Chairman MSSC untuk mulai menerapkan semua kebijakan, program, atau prosedur baru/revisi hasil meeting itu di area anggota masing-masing, dan melaporkan progresnya di meeting bulan berikutnya.
15. Buat forum ini sebagai sarana kaderisasi.  Kalau anggota MSSC Tingkat 1 tidak bisa hadir, harus digantikan oleh wakilnya, tidak boleh diwakili oleh orang lain, atau dibiarkan tidak ada yang hadir.

Pengelolaan MSSC 2 dan 3:

1. Membahas kebijakan, program, prosedur baru/revisi dari MSSC Tingkat 1.
2. Membuat rencana pelaksanaan program termasuk kebutuhan sumberdaya serta jadwal pelaksanaan.
3. Mengevaluasi proses implementasi program di setiap area anggota MSSC Tingkat 2 dan 3.
4. Membuat prosedur tingkat departemen atau kontraktor sebagai juklak terhadap kebijakan, program dan prosedur dari MSSC Tingkat 1.
5. Membahas masalah yang timbul dari lapangan serta hambatan yang ditemui di dalam pelaksanaan program.
6. Membuat usulan-usulan kepada MSSC Tingkat 1.

Kesimpulan

1. MSSC atau Komite Manajemen Pengarah K3, bisa disebut badan tertinggi pengambil keputusan yang berkaitan dengan K3.
2. Bagi personel K3 yang kreatif dan menguasai peran dan tanggung jawabnya sebagai insan K3, MSSC ini adalah kendaraan strategis untuk mengembangkan K3 dari atas ke bawah atau top down, sekaligus untuk memasukkan ide-ide K3 besar. Sebaliknya bagi personel K3 yang pasif, wawasannya sempit, takut capek, dan bermental “teng–go”, MSSC ini merupakan beban berat karena mencari topik yang untuk dibahas di MSSC, lalu mengolah dan menyajikannya di forum MSSC, adalah memerlukan kerja keras.  Kerja keras untuk mengamati kejadian sehari-hari secara terus menerus sehingga mengetahui apa yang perlu diangkat di forum MSSC, kerja keras untuk menyiapkan final draft untuk dibahas di MSSC yang sudah terlebih dahulu dilobikan dengan semua anggota MSCC sebelum meeting, serta kerja keras untuk mengelola implementasi keputusan MSCC.
3. Bagi personel K3, MSSC bisa dipakai untuk menguji apakah ide-ide K3 yang kita usulkan untuk dibahas di MSSC itu benar ide besar atau bukan. Kalau ditolak, itu tandanya ide-ide kita masih kacang-kacang, belum memiliki basis atau alasan kuat, kemanfaatannya untuk perusahaan diragukan, atau karena masih dicemari dengan kepentingan pribadi di dalamnya.
4. Karena anggota MSSC adalah semua jajaran manajemen, maka seluruh keputusan adalah milik dan tanggung jawab mereka semua. Sehingga jajaran manajemen adalah subject, yaitu yang menetapkan arah dan program K3 perusahaan, dan bukannya menjadi obyek dimana kita harus mensosialisasikan program K3 kepada mereka.
5. MSSC adalah forum yang baik untuk menularkan komitmen K3 orang nomor satu di perusahaan kepada jajaran manajemen di bawahnya, terus berjenjang sampai jajaran organisasi yang paling bawah, secara terus menerus sepanjang tahun.

Para insan K3, mari kita buat MSSC atau Komite Manajemen Pengarah K3, atau di SMKP disebut Komite Keselamatan Pertambangan ini, bisa berfungsi penuh sebagai badan legislatif tertinggi untuk mewujudkan komitmen K3 menjadi program yang sukses di perusahaan kita, jauh di atas apa yang bisa dilakukan oleh sekedar Management Representative (MR). Good luck.

Tugas insan safety yang tidak bisa direncanakan dan tidak bisa ditunda adalah investigasi insiden.  Jam berapapun suatu insiden terjadi, maka pekerjaan lain harus ditinggalkan dan investigasi harus segera dimulai.  Seperti kita ketahui, tujuan utama dari investigasi adalah mencari penyebab insiden agar insiden serupa tidak terulang kembali.  Investigasi adalah mencari apa yang salah bukan siapa yang salah.  Investigasi adalah fact finding bukan fault finding.

“Maaf pamit pak, Kamis tidak bisa ikut training karena sudah janjian untuk melakukan investigasi kecelakaan”.  “Ada yang kena ledakan listrik pak, tetapi tidak apa-apa kok, hari ini sudah bisa kembali bekerja”, demikian seorang insan safety pamit tidak mengikuti pelatihan saya karena sudah ada appointment untuk melakukan investigasi, seraya menunjukkan beberapa foto korban luka bakar tingkat 1 dan 2 di kedua tangannya karena terkena ledakan listrik. “Memang kecelakaannya kapan pak?”, reaksi spontan saya.  “Kemarin pak”.  “Astagfirullah”, batinku, sambil membayangkan sudah berapa lama praktek seperti ini berlangsung, yang tentu saja sudah mendapat restu dari atasannya.

Para insan safety yang sehabitat, pekerjaan investigasi kecelakaan adalah tugas yang tidak bisa ditunda.  Inspeksi, Meeting, Pelatihan, membuat  JSA, audit dan kegiatan K3 lainnya bisa ditunda dan dijadwalkan ulang, tetapi tidak demikian halnya dengan investigasi kecelakaan.  Investigasi kecelakaan atau kalau diperluas ruang lingkupnya menjadi investigasi insiden, adalah satu-satunya pekerjaan orang safety yang tidak bisa dijadwalkan, sebaliknya juga tidak bisa ditunda, barang sedikitpun.  Semua yang saya sampaikan di bawah ini adalah investigasi internal perusahaan yang independent untuk kebutuhan perusahaan dan corporatenya sendiri.  Saya sangat merekomendasikan bahwa Investigasi internal dibuat terpisah dari Investigasi Inspektur Tambang (IT), dan masing-masing independent.

Seperti kita semua ketahui bahwa tujuan dari investigasi insiden adalah untuk mencari penyebab dari insiden itu.  Waktu yang diperlukan untuk investigasi insiden, sebagian besar dihabiskan untuk mengumpulkan informasi dan data-data perihal kecelakaan tsb. Karena seberapa akurat analisa kecelakaan, ditetapkan oleh seberapa akurat pengumpulan informasi.  Kedalaman suatu investigasi tergantung banyak pada detil informasi dan data yang berhasil digali dan dapatkan.

Untuk mengumpulkan data dan informasi kecelakaan, banyak kita pakai panduan 4P yang mudah diingat yaitu Position atau Place (TKK), Part (peralatan), Paper (dokumen), dan People (manusia).  Dari pengalaman saya selama ini ditambahkan 1 P lagi, sehingga menjadi 5P. P tambahan ini adalah Pasient atau korban, yang harus dilakukan di urutan pertama sebelum 4P yang kita kenal selama ini.  Tapi tentu saja tambahan P ini hanya untuk kecelakaan cedera. Lemahnya atau bahkan tidak adanya kontrol terhadap proses perawatan korban yang dilakukan di klinik perusahaan dan RS rujukan oleh departemen Safety, banyaknya insan safety yang masih menganggap bahwa mengetahui kondisi cedera korban segera setelah terjadi kecelakaan itu tidak penting, maka P-Patient perlu DITAMBAHKAN.

Pada waktu kecelakaan terjadi, yang pertama dilakukan adalah menangani dan mengevakuasi korban, lalu diteruskan dengan melakukan barikade tempat kejadian kecelakaan (TKK) untuk menjaga agar TKK tidak diubah sampai proses investigasi selesai.  Cara menangani dan mengevakuasi korban berbeda antara perusahaan yang memiliki tim Fire Rescue dan yang belum punya.  Detil ini akan kami bahas tersendiri di artikel lain nanti.

Mulailah 5 tahap pengumpulan info dan data kecelakaan 5P.

1. P – Patient (korban). Yaitu kegiatan untuk mencari informasi tentang kondisi cedera korban dari klinik atau rumah sakit rujukan yang merawat korban.  Mengetahui jenis dan tingkat keparahan cedera ini perlu dilakukan sedini mungkin dari pihak medis yang berwenang oleh insan safety.  Jenis dan tingkat keparahan cedera korban akan menentukan langkah selanjutnya, yaitu apakah kecelakaan tersebut akan diinvestigasi team atau cukup pengawas dan orang safety saja.  Kecelakaan itu apakah termasuk jenis cedera yang harus dilaporkan ke ESDM untuk diinvestigasi oleh IT atau tidak. Demikian pentingnya mengetahui jenis cedera dan tingkat keparahan korban ini, di perusahaan saya dulu sudah menjadi sistem bahwa satu orang safety selalu berada di depan ICU RS kami untuk memonitor langsung proses penganan korban sampai ada Surat Keterangan Perawatan Cedera yang menjelaskan apa cederanya dan berapa lama korban tidak bisa bekerja.  Banyak sekali para insan Safety ini yang untuk menetapkan klasifikasi cederanya, pasrah bongkokan kepada dokter yang merawat.  Karena ini bagian sensitif di dalam penentuan klasifikasi kecelakaan, maka SOP tentang klasifikasi kecelakaan pun harus ditrainingkan kepada para dokter yang tugasnya memungkinkannya melakukan perawatan korban   Note: detilnya tentang Klasifikasi akan kami tulis di artikel tersendiri.

Output P Pertama: Surat Keterangan Perawatan Korban yang resmi menyatakan apa cederanya, apa perawatan yang diberikan, serta estimasi tidak bisa kembali bekerja, kalau kerja terbatas apa batasannya, dsb. Info Patient ini akan menentukan cedera tersebut termasuk yang harus dilaporkan ke ESDM atau bukan, di perusahaan termasuk kategori kecelakaan yang diinvestigasi oleh team atau bukan, kalau harus diinvestigasi oleh tim, siapa saja yang harus masuk di dalam tim.

2. P-Position atau Place (TKK). Yaitu kegiatan untuk mengumpulkan data, informasi, barang bukti kecelakaan langsung dari tempat terjadinya kecelakaan.  Bekas ban, bekas pengereman di jalan, bekas benturan, posisi unit yang terlibat kecelakaan terhadap jalan, posisi korban waktu ditemukan, tumpahan oli, posisi helm korban, posisi perkakas dan peralatan yang dipakai korban dan crew kerja tersebut terhadap jalan atau tempat kerja, kemiringan jalan, radius tikungan, kondisi penerangan, sketsa TKK dengan ukuran dan ratio yang akurat, serta foto-foto, adalah sebagian data dan informasi yang diperoleh di dalam investigasi TKK.  Karena bukti-bukti tersebut sangat rawan hilang karena hujan, panas, angin, maka investigasi TKK harus dilakukan segera. 

Output P Kedua: data barang bukti lapangan, foto TKK lengkap, dan sketsa TKK, serta data siapa yang bisa dijadikan saksi.

3. P-Part (Peralatan). Yaitu investigasi terhadap setiap peralatan yang terlibat kecelakaan untuk mencari diantaranya adalah posisi peralatan di TKK terhadap jalan atau tempat kerja, kondisi semua alat pengaman (service brakes, retarder atau rem mesin, emergency brake, seatbelt, lampu, klakson), tekanan angin, tekanan semua ban, suhu roda, posisi gigi persneling, bau kampas rem, power battery, kondisi radio komunikasi dan sedang di channel berapa, FM radio dan alat pemutar musik, apa saja yang ditemukan di  jaket, helm, dan kemungkinan bawaan lain di dalam unit yang bisa mengganggu konsentrasi mengemudi. Investigasi peralatan harus dilakukan segera karena bau kampas rem, suhu roda, tekanan angin, tekanan ban, kekuatan battery, jumlah tumpahan, semuanya bisa berubah karena waktu.

Output: data dan foto mengenai posisi peralatan, kondisi peralatan, kondisi perlengkapan pengaman, barang-barang di dalam kabin atau di dalam kendaraan.

4. P-Paper (dokumen). Yaitu semua dokumen tentang korban, pengawas atau saksi yang terlibat (data usia dan masa kerja, data status keluarga, data training, data lisensi, data pelanggaran, data cuti, jadwal kerja, data kesehatan, data clock in, daftar tugas hari itu, P2H area kerja, dsb), data tentang peralatan (tahun pembelian, spesifikasi, manual, sejarah kerusakan, jadwal servis atau PM Check, P2H, daftar operator yang mengoperasikan alat itu, dsb), data tentang lokasi kerja (lebar jalan, kemiringan jalan, radius tikungan, penerangan, ventilasi, laporan inspeksi, dsb), data prosedur (JSA, Prosedur, kebijakan, aturan pemerintah, dsb).

Output: semua data tentang korban dan saksi langsung, data peralatan, data area kerja, dan data aturan kerja.

5. P-People (manusia). Yaitu data dari korban dan para saksi.  Untuk korban dan saksi langsung, upayakan mereka diwawancarai segera setelah kecelakaan, setelah selesai investigasi Patient, TKK, dan Peralatan.   Jangan diberi kesempatan pulang dulu, atau bekerja dulu.  Panggil untuk wawancara, dan isolasi dari saksi yang lain selama menunggu giliran wawancara.  Bagus sekali bila dokumen tentang saksi dan alat sudah didapatkan sebelum wawancara.  Hal ini bisa disiasati dengan mengirim nama saksi langsung kepada bagian HR dan nomor alat kepada bagian Maintenance. Saksi tidak boleh meninggalkan site sebelum proses investigasi dinyatakan selesai.

Output: informasi dari korban dan para saksi hasil wawancara.

Mengapa investigasi harus dilakukan segera dan tidak boleh diinapkan?

1. P-Patient. Kalau tidak dilakukan segera setelah kejadian, bagaimana kita mengetahui kondisi korban atau potensi cedera korban dengan segera.  Kalau kondisi cedera korban belum diketahui, bagaimana mengetahui skema notifikasi yang akan dipakai, bagaimana bisa menetapkan manajemen level mana yang akan terlibat di team investigasi, kecelakaan ini termasuk klasifikasi harus segera dilaporkan ke ESDM atau bukan, dan estimasi downtime area operasi tempat kejadian kecelakaan.  Jadi ini harus dilakukan PERTAMA segera setelah kecelakaan terjadi.
2. P-Position atau Place. Banyak barang bukti di TKK yang akan hilang karena faktor cuaca (hujan, panas, angin, gelap, dsb), faktor waktu, atau faktor dampak terhentinya operasi perusahaan.
3. P-Part.Banyak kondisi peralatan yang akan segera hilang karena waktu, seperti bau kampas rem, bau kabel terbakar, suhu roda, tekanan angin, tekanan ban, jumlah tumpahan oli atau bahan bakar, dan kekuatan battery.
4. P-Paper. Dokumen korban, saksi langsung, unit, area kerja dan aturan, harus sudah tersedia sebelum memulai P Kelima yaitu wawancara saksi.
5. P-People. Wawancara korban dan saksi langsung harus dilakukan segera karena beberapa hal: daya ingat saksi mumpung masih fresh, saksi belum tercemari info dari saksi lain, kondisi emotional saksi masih hangat untuk meminta mereka menjelaskan apa yang mereka ketahui, belum ada pertimbangan lain-lain.

Dengan semua pertimbangan di atas, proses investigasi tidak boleh ditunda, P-Patient perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum memulai 4P sisanya, pembukaan kembali TKK dan evakuasi peralatan yang terlibat kecelakaan hanya dilakukan atas seijin Safety, Safety mengijinkan hanya setelah semua kewajiban legal dipenuhi dan proses investigasi sudah mendapatkan semua info dari TKK dan peralatan, P-People atau wawancara sebaiknya dilakukan terakhir agar pada waktu wawancara, pewawancara sudah mempunyai informasi lengkap dari 4 P yang lain, saksi langsung harus diwawancarai setelah kecelakaan dan tidak disuruh pulang dulu, selama menunggu para saksi langsung perlu diisolasi satu dengan yang lain.

Praktek Investigasi kecelakaan dan pengklasifikasian kecelakaan di perusahaan adalah domain kepemimpinan Safety Manager yang harus dijalankan secara tuntas, fair, dan independent.

Tetap S5