Pada suatu pelatihan safety leadership untuk level manajemen, setelah saya uraikan eIemen-eIemen dan leadership, saya bawakan sebuah cerita pribadi saya sebagai seorang manager K3. Ceritanya begini:

Saya berkendaraan menuju masjid untuk sholat Jumat. Karena asyik ngobrol, di sebuah pertigaan yang harusnya memutari drum, saya memotong jalan untuk belok ke kanan. Waktu tersadar saya telah berbuat kesalahan, saya telah terlambat dan tidak bisa mundur lagi. Gerakan spontan saya adalah melihat kaca spion, berharap tidak ada mobil di belakang.

Yang terjadi sebaliknya, di kaca spion terlihat jelas ada 3 kendaraan yang sama-sama dalam perjalanan menuju masjid. Dengan jelas pula terlihat ketiga kendaraan itu turut memotong pertigaan tersebut, persis seperti yang baru saja saya lakukan. Seperti umumnya di sebuah kota tambang, nomor mobil pejabat perusahaan dihafal oleh semua karyawan, termasuk nomor lambung mobil safety manager.

Otak saya berpikir cepat apa yang harus saya lakukan. Maka sebelum sampai masjid, di sepenggal jalan yang agak luas, saya meminggirkan kendaraan dan berhenti. Saya segera keluar dan mobil dan menghentikan 3 mobil di belakang satu persatu. “Pak maaf ya, tadi saya salah. Harusnya saya memutar drum” Jawaban mereka enteng saja, “Oh, kirain sekarang boleh pak Dwi.  Satu persatu, saya minta maaf, dan respon mereka kurang lebih sama.

Dan cerita tersebut, saya ajak kembali peserta pelatihan leadership, untuk menganalisa kisah itu dan kacamata leadership yang sedang kita bahas. Luar biasa respon dan peserta, di antaranya adalah sebagai berikut:

Contoh lebih mudah diikuti daripada ucapan pak, kata salah satu dan mereka.”Betul”, Jawab saya. Langsung saya beri ’toss’ dan hadiahi pin. Apalagi?
Di luar perkiraan saya, ternyata dari dongeng itu, muncul jawaban peserta pelatihan yang vaniasinya sangat luar biasa. Di antaranya adalah: Tindakan kita diawasi terus oleh karyawan, sehingga kita tidak boleh berbuat Salah sedikitpun. Seorang pemimpin harus berani mengaku salah. Pemimpin harus berani minta maaf. Pemimpin harus memberi contoh baik di jam kerja maupun di luar jam kerja.  Perilaku pemimpin di luar jam kerja pun tetap harus menjadi teladan. Kalau pak Dwi tidak berhenti meminta maaf, trust karyawan kepada pak Dwi akan Iangsung drop. Kalau pak Dwi tidak sempatkan stop untuk meminta maaf, pak

Dwi tidak akan bisa menegakkan aturan safety lainnya lagi. Pasti akan berbalik ke pak Dwi “Ah pak Dwi juga melanggar kemarin”. Dan, kalau satu rambu safety boleh dilanggar seorang pejabat, berarti rambu lainnya boleh langgar juga bahkan ada peserta yang membuat komentar hebat: Komitmen pak Dwi akan diragukan oleh karyawan, kredibilitas pak Dwi akan tergerus, integritas pak Dwi akan disangsikan.

Sungguh jauh diluar dugaan saya, cerita saya tersebut telah membuat para peserta bisa membayangkan aplikasi elemen demi elemen leadership yang sedang kita bahas, ke dalam perilaku sehari-hari sebagai pemimpi.  Tanpa mendongeng sebuah kasus yang telah saya alami sendiri tersebut, saya akan kesulitan mencari contoh-contoh nyata penerapan elemen leadership yang mudah diterima oleh mereka.

Dongeng juga merupakan metode mengajar yang menyenangkan, apalagi kalau kita pintar membawakan Dongeng kita sendiri akan memberikan legitimasi yang kuat bahwa kita sudah pernah menjalankan sendiri topik pelatihan yang sedang kita bawakan.  Sehingga kita bukan hanya bisa meng-influence peserta training, tetapi kita bisa meng-convince peserta training, karena kita sudah teruji pernah sukses menjalankannya sendiri.

Dari cerita di atas, terlihat jelas power dan sebuah cerita. Sebuah cerita atau kisah yang sesuai dan dibawakan dengan baik, mampu menggerakkan daya imajinasi mereka untuk menangkap bagaimana pentingnya materi training itu untuk diterapkan, dan apa risikonya apabila tidak.

Sejak saat itu, saya selalu menampilkan dongeng-dongeng atau kisah-kisah saya sebagai salah satu metode itu di setiap pelatihan-pelatihan. Peserta training saya sudah banyak sekali, dan tidak terduga ketika berjumpa di manapun, masih banyak yang ingat dongeng-dongeng safety saya, meski mungkin isi keseluruhan dan training itu sendiri sudah tidak mereka ingat detilnya.

Namun tentu saja, kisah yang mujarab adalah kisah din sendiri. Dan untuk mendapatkan kisah, tentunya kita harus implementasi di lapangan. Karena dengan implementasi, kita akan mendapatkan success story dan dongeng dongeng baru. Selamat mencoba story telling di setiap pelatihan. Selamat menerapkan program safety agar mendapatkan kisah-kisah baru yang bisa dijadikan bahan story telling.

Terbit dimajalah KATIGA

Edisi No.71 I November – Desember I Hal 32 – 33

Di dalam program pencegahan kecelakaan di sebuah organisasi, pengawas atau supervisor garis depan memiliki multi peran yang sangat strategis yang tidak bisa digantikan oleh posisi lain.  Di antaranya yang paling kritis adalah peran on the job training (OJT) dan peran pelibatan dan pemberdayaan team kerja (engagement dan empowerment).

Kedua peran tersebut sangat melekat kepada pengawas dalam interaksinya dengan pekerja sepanjang shift setiap hari.  Dalam interaksinya, komunikasi bawaan yang dimainkan oleh pengawas adalah pola komunikasi orang tua yang dikenali dengan komunikasi satu arah, memberi instruksi, informasi, advis kepada anak buah.  Secara alami, pola komunikasi orang tua disambut oleh anakbuah dengan pola komunikas anak, yaitu sikap menunggu, minta saran, minta persetujuan, dan ketergantungan.

Untuk mendapatkan rasa memiliki oleh pekerja terhadap setiap program pencegahan kecelakaan perusahaan, kelemahan pasangan pola komunikasi orang tua vs anak ini harus diatasi dengan pengenalan perilaku leadership kepada para pengawas, di antaranya adalah:

• Pola komunikasi orang dewasa yang ditandai dengan kesetaraan komunikasi dan pemberian tanggung jawab dan akuntabilitas kepada anak buah.
• Metode komunikasi memakai pertanyaan efektif yang mendorong pelibatan anak buah untuk ikut berpikir, turut mencari solusi, sehingga tumbuh perasaan ikut memiliki.
• Keterampilan memberi apresiasi terhadap apapun yang telah dilakukan benar oleh anak buah.

Sejalan dengan kata W. Edwards Deming: “Orang akan mendukung apa yang ia ikut menciptakan”, bahkan dengan effective question, pekerja akan mati-matian membuat sebuah program berjalan dengan baik karena ia ikut melahirkannya melaluii ide atau masukan mereka sendiri, hasil dari effective questioning.

Untuk mengubah mindset pengawas dari pola instruksi menjadi pola melempar pertanyaan adalah tidaklah mudah, karena telah tertanam kuat dari generasi ke generasi bahwa:

• Tugas pengawas itu seperti orang tua, yaitu memberi nasehat dan menjawab pertanyaan dari anak buah, bukan malah bertanya kepada.

• Peran pengawas adalah mengidentifikasi masalah, menganalisa, menyimpulkan dan menyampaikan hasilnya kepada anak buah, yang sudah berjalan sehari-hari selama ini.
• Pekerja sendiri karena terbiasa dicekokin nasehat dan petuah, tidak siap untuk menjawab pertanyaan.

Keterampilan berkomunikasi memakai pertanyaan efektif (efective questions) bisa menjawab 3 tantangan di atas sekaligus, serta bisa menciptakan sebuah team yang berpikir (thinking team). Di mana otak manusia memiliki pembawaan untuk terus mencari jawaban pada setiap pertanyaan yang dilempar ke kepalanya.  Pertanyaan efektif membuat otak anak buah terus “on” disamping akan mempengaruhi cara berpikir mereka.

Pertanyaan efektif akan menuntut pengawas:

• Meninggalkan pemakaian pertanyaan tertutup (closed ended questions) yang hanya akan memperoleh jawaban iya, tidak atau info terbatas, hanya untuk tujuan tertentu, seperti: Jam berapa mulai mengerjakan pekerjaan ini kemarin? Siapa saja yang terlibat? Apakah semua team tahu tugasnya masing-masing? Siapa nama-nama mereka?
• Memakai pertanyaan terbuka (open ended questions) yang biasanya memakai kata tanya mengapa, bagaimana, yang arahnya meminta penjelasan serta membuka sebuah percakapan. Contoh:
  • Bagaimana pendapat anda dengan program ini? Apa harapan anda dengan melibatkan orang baru dalam tim ini?  Apa yang akan anda lakukan berbeda untuk membuat program ini lebih berhasil? 

Pertanyaan-pertanyaan tidak efektif yang tidak pada tempatnya di bawah ini harus sudah MULAI DIGANTI:

• Gimana, aman semua? APD lengkap? JSA sudah ada? Semua sudah tahu JSA? Perkakas aman semua? P2H sudah? Alat-alat lengkap?

Diganti dengan pertanyaan2 efektif berikut ini:

• Ketika Inspeksi ditemukan semua dalam kondisi baik:
  • Bagian mana dari prosedur yang kalian sudah lakukan membuat area kerja ini aman?
  • Bagaimana kalian berbagi tugas membuat area kerja ini konsisten aman dari awal sampai akhir shift sepanjang hari?
  • Setuju sekali. Kalian bisa melakukan seperti itu ke depan?  (ambil komitmen)

Note: setiap jawaban yang benar terhadap setiap pertanyaan di atas, berikan apresiasi dengan toss dan semacamnya

• Ketika inspeksi ditemukan kondisi tidak aman:
  • (Setelah pekerjaan dihentikan) Menurut kalian apakah kondisi area kerja ini sudah aman dari kemungkinan menimbulkan cedera? (melibatkan team turut mengidentifikasi bahaya)
  • (Kalau tidak terjawab, beri pertanyaan berikutnya yang lebih menjurus) Apakah ada kondisi yang bisa jatuh menimpa anda? (melibatkan team turut berpikir)
  • (Setelah terjawab benar) Apa yang seharusnya anda lakukan untuk membuatnya tidak memiliki potensi jatuh? (melibatkan team turut berpikir)
  • (Kalau jawaban sudah benar) Setuju sekali. Anda bisa melakukan begitu ke depan? (ini minta komitmen)

Note: setiap jawaban yang benar terhadap setiap pertanyaan di atas, berikan apresiasi dengan toss dan semacamnya

• Observasi atau pengamatan terhadap team yang sedang bekerja ditemukan tindakan tidak aman.
  • (Setelah pekerjaan dihentikan) Menurut anda apakah masih ada cara kerja yang bisa menyebabkan cedera di pekerjaan ini? (melibatkan untuk mengidentifikasi)
  • (Kalau tidak terjawab, beri pertanyaan berikutnya yang lebih menjurus) Bagian mana dari pekerjaan ini yang memiliki potensi mencederai jari anda? (melibatkan berpikir)
  • (Setelah terjawab benar) Bagaimana menurut anda cara mengerjakan yang bisa menjamin jari tangan aman dari potensi terjepit? (ajak terlibat memikirkan)
  • (Kalau jawabannya benar) Setuju sekali. Anda bisa melakukan begitu ke depan? (minta komitmen)

Note: setiap jawaban yang benar terhadap setiap pertanyaan di atas, berikan apresiasi dengan toss dan semacamnya

• Safety Meeting
  • Bagian mana saja dari topik meeting tadi yang paling berguna di pekerjaan anda?
  • Dari bahaya terhadap mata yang dibahas tadi, pekerjaan anda yang mana saja yang terdapat potensi itu?
  • Apa yang akan anda lakukan untuk memastikan anda aman dari bahaya terhadap mata di pekerjaan itu?
  • Apa ada yang akan anda usulkan dari topik-topik meeting tadi yang perlu diperbaiki di tempat kerja anda?

Note: setiap jawaban yang benar terhadap setiap pertanyaan di atas, berikan apresiasi dengan toss dan semacamnya

Melalui pertanyaan-pertanyaan efektif, terciptalah sebuah thinking team, dimana:

• Pekerja merasa telah diperlakukan setara dengan pola komunikasi orang dewasa
• Pekerja telah terlibat untuk turut berpikir, memberi masukan, mencari solusi dan cara yang lebih baik yang sudah didengar pendapatnya dan langsung disetujui oleh atasan
• Pekerja yang bangga memperoleh banyak apresiasi dari pengawas terhadap jawaban dan ide-ide yang benar.

Selamat berkreasi dengan pertanyaan-pertanaan efektif.

Terbit dimajalah KATIGA

Edisi No.69 I Mei – juni 2019 I Hal 42 – 43